لا تخاطر بالفشل. اختر التكنولوجيا المتقدمة.

نادراً ما يأتي النجاح من قرار واحد محظوظ. وعادةً ما ينمو من الاختيارات الصغيرة التي يتم تكرارها وفحصها وتحسينها. لقد رأيت العديد من الشركات تنتظر العميل المثالي، أو الحملة المثالية، أو حالة السوق المثالية. وأثناء الانتظار، تقوم شركة أخرى بدراسة جمهورها، وإصلاح نقاط الضعف، وبناء نظام ثابت. هذا الاختلاف مهم. إذا كنت أرغب في تحقيق نمو أكثر موثوقية، فلن أترك النتيجة للصدفة. أقوم بإنشاء عملية تساعدني على فهم الهدف وقياس التقدم والاستجابة عندما تحتاج الخطة إلى التغيير. ** أبدأ بهدف واحد محدد ** الهدف الغامض يخلق عملاً غامضًا. "الحصول على المزيد من العملاء" لا يمنحني سوى القليل من التوجيه. قد يكون الهدف الأقوى هو: - إنشاء 30 استفسارًا مؤهلاً كل شهر - زيادة عمليات الشراء المتكررة بنسبة 10٪ على مدار ستة أشهر - تحسين معدل التحويل لصفحة الخدمة - إنشاء تدفق ثابت لزيارات موقع الويب العضوية. يتضمن الهدف المفيد نتيجة وفترة زمنية وطريقة لقياس التقدم. يساعدني هذا في تحديد المهام التي تستحق الاهتمام والمهام التي يمكن تأجيلها. أتعرف على ما يحاول العملاء حله لا يبحث الأشخاص عن منتج فقط لأنهم يريدون امتلاكه. إنهم يبحثون لأن لديهم مشكلة أو قلقًا أو مهمة يريدون التعامل معها. أقوم بمراجعة: - الأسئلة التي يطرحها العملاء قبل الشراء - الكلمات التي يستخدمونها في محركات البحث - أسباب ترددهم - الميزات التي يقارنونها - الشكاوى حول مقدمي الخدمة الآخرين - طلبات الدعم بعد الشراء قد تعتقد شركة محاسبة محلية، على سبيل المثال، أن عملائها يريدون "خدمات محاسبية احترافية". قد يبحث العديد من العملاء بالفعل عن المساعدة بشأن الإقرارات الضريبية المتأخرة، أو نفقات العمل غير الواضحة، أو إعداد البرامج. يمكن للشركة استخدام هذه الاهتمامات الحقيقية لإنشاء صفحات ومقالات خدمة مفيدة. يصبح المحتوى أسهل في الفهم لأنه يعكس لغة العميل الخاصة. أحول الهدف إلى إجراءات صغيرة غالبًا ما تفشل الخطط الكبيرة لأنها تظل واسعة جدًا. أقوم بتقسيم العمل إلى مهام يمكن لأي شخص إكمالها ومراجعتها. قد تتضمن الخطة الأسبوعية البسيطة ما يلي: 1. مراجعة حركة مرور موقع الويب وبيانات الاستفسار 2. التحقق من الصفحات التي تجذب الزوار 3. تحسين صفحة واحدة ضعيفة 4. نشر جزء واحد مفيد من المحتوى 5. الاتصال بالعملاء الحاليين للحصول على تعليقات 6. تسجيل ما تغير وما حدث يمنح هذا النهج للفريق مسارًا مرئيًا. كما أنه يجعل من السهل العثور على المشاكل. إذا انخفضت النتائج، يمكنني مراجعة الخطوة المحددة بدلاً من التخمين بشأن العمل بأكمله. أستخدم البيانات دون تجاهل التعليقات البشرية يمكن للأرقام أن توضح ما يحدث. لا يشرحون دائمًا السبب. قد تستقبل الصفحة زيارات كثيرة ولكن استفسارات قليلة. قد يكون السبب هو التسعير غير الواضح، أو بنية الصفحة الضعيفة، أو وقت التحميل البطيء، أو النموذج الذي يطلب الكثير من المعلومات. أقارن البيانات بالتعليقات المباشرة. أسأل العملاء: - ما الذي دفعك إلى الاتصال بنا؟ - ما الذي منعك تقريبًا من اتخاذ الخطوة التالية؟ - أي جزء من الموقع يبدو غير واضح؟ - ما هي المعلومات التي كنت تحتاجها قبل اتخاذ القرار؟ قد يكتشف متجر صغير لبيع الملابس عبر الإنترنت أن العديد من الزوار يغادرون المتجر نظرًا لصعوبة العثور على دليل المقاسات. إعادة كتابة أوصاف المنتج قد لا تحل المشكلة. قد يكون لتحريك دليل الحجم بجوار خيارات المنتج تأثير أقوى. أبني الثقة من خلال المحتوى المفيد لا يقتصر ظهور البحث على إضافة كلمات رئيسية إلى الصفحة فحسب. يبقى الأشخاص لفترة أطول عندما يجيب المحتوى على أسئلتهم بطريقة مباشرة. أركز على: - غرض واضح للصفحة - لغة بسيطة - عناوين مفيدة - أمثلة تتوافق مع الجمهور - تفاصيل دقيقة عن المنتج أو الخدمة - روابط داخلية للصفحات ذات الصلة - خطوة تالية طبيعية للقارئ أتجنب الوعود التي لا تستطيع الشركة دعمها. ادعاءات مثل "نتائج مضمونة" أو "الحل الوحيد" يمكن أن تثير الشك وقد تسبب مشاكل في مراجعات الإعلانات. النهج الأفضل هو شرح ما تتضمنه الخدمة، ومن يناسبها، وكيف تبدو العملية، وما يجب على العملاء إعداده. تساعد المعلومات الصادقة الأشخاص المناسبين على اتخاذ القرار المناسب. أقوم بمراجعة الخطة عند نقاط محددة يجب أن توجه الخطة العمل، وليس السيطرة عليه إلى الأبد. أقوم بمراجعة الأداء وفقًا لجدول زمني منتظم. ألقي نظرة على مصادر الزيارات وجودة الاستفسار ونشاط المبيعات وتعليقات العملاء وتكلفة كل قناة تسويقية. إذا كانت الحملة تجلب عددًا كبيرًا من النقرات ولكن عملاء محتملين ضعيفين، فقد أقوم بتعديل الجمهور أو الصفحة. إذا اجتذبت إحدى المقالات الزيارات ولكن لم يتم اتخاذ أي إجراء، فقد أقوم بتحسين هيكلها أو إضافة رابط خدمة ذي صلة. إذا كانت القناة تنتج القليل من النشاط المفيد بعد اختبار عادل، فقد أقوم بتخفيض الميزانية والتركيز على مكان آخر. التعديلات الصغيرة تحمي الوقت والمال. كما أنها تساعدني في معرفة ما يستجيب له السوق. ستلعب الصدفة دائمًا دورًا في العمل. لا أستطيع التحكم في كل قرار يتخذه العميل أو تغير السوق أو إجراء المنافس. يمكنني التحكم في جودة تحضيراتي، وطريقة قياس النتائج، وسرعة الاستجابة. عندما أستبدل التخمين بعملية عملية، يصبح النجاح أقل اعتمادا على الحظ. الهدف ليس التنبؤ بكل نتيجة. الهدف هو اتخاذ قرارات أفضل في كثير من الأحيان بما يكفي بحيث يكون للتقدم أساس أقوى.

تريد العديد من الشركات تكنولوجيا أكثر ذكاءً، إلا أن الترقية يمكن أن تخلق مشكلات جديدة عندما لا يكون الإعداد الحالي مفهومًا بشكل كامل. قد لا تعمل البرامج الجديدة مع الأجهزة القديمة. قد يحتاج الموظفون إلى وقت لتعلم أدوات جديدة. يمكن أن تنمو الرسوم الشهرية أيضًا عندما تضيف الشركة ميزات لا تستخدمها. أفضل النهج العملي: ابدأ بالمشاكل اليومية، ثم اختر التكنولوجيا التي تحلها. 1. حدد العمل الذي يبطئ أداء الأشخاص: أنظر إلى المهام المتكررة قبل مقارنة المنتجات. قد يقضي فريق البيع بالتجزئة ساعات في تحديث سجلات المخزون يدويًا. قد تفقد شركة الخدمة طلبات العملاء عبر البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والملاحظات الورقية. قد يقوم مكتب صغير بتخزين الملفات على عدة أجهزة، مما يجعل من الصعب العثور على الإصدار الأحدث. تظهر هذه المشكلات حيث يمكن أن تساعد الترقية. الهدف ليس إضافة المزيد من البرامج. الهدف هو إزالة العمل الذي يمكن تجنبه. قم بتدوين: - المهام التي تستغرق الكثير من الوقت - الأخطاء التي تحدث أكثر من مرة - المعلومات التي يصعب العثور عليها - الأدوات التي يتجنب الموظفون استخدامها - التقارير التي يستغرق إعدادها وقتًا طويلاً تعطي هذه القائمة للترقية غرضًا واضحًا. 2. التحقق من النظام الحالي قبل استبدال أي شيء، أقوم بمراجعة ما يعمل بالفعل. ربما لا تزال بعض الأدوات القديمة تتعامل مع المهام الرئيسية بشكل جيد. يمكن أن يؤدي استبدالها جميعًا مرة واحدة إلى إنشاء تكلفة إضافية وارتباك. قد يكون الخيار الأفضل هو ربط النظام الحالي بأداة جديدة. على سبيل المثال، قد يستخدم بائع تجزئة صغير بالفعل محطة دفع وبرنامج محاسبة. قد تكون المشكلة الرئيسية هي تتبع المخزون. يمكن أن تؤدي إضافة أداة إدارة المخزون التي تتصل بكلا النظامين إلى حل المشكلة دون تغيير الإعداد بالكامل. أتحقق أيضًا من عمر الجهاز والوصول إلى الإنترنت وتخزين البيانات وأذونات المستخدم وطرق النسخ الاحتياطي. تؤثر هذه التفاصيل على مدى جودة أداء النظام الجديد. 3. اختر ميزات مفيدة، وليس قوائم ميزات طويلة. يمكن أن يشتمل المنتج على العديد من الوظائف ولا يزال غير مناسب. أركز على الميزات التي تتوافق مع المشكلات التي تم العثور عليها أثناء المراجعة. قد يحتاج نظام إدارة العملاء إلى سجلات اتصال مشتركة وتذكيرات بالمهام وتقارير بسيطة. قد تحتاج أداة المشروع إلى مشاركة الملفات والمواعيد النهائية وعناصر التحكم في الوصول. يمكن أن تنتظر الميزات الإضافية حتى يصبح سير العمل الأساسي مستقرًا. والسؤال المفيد هو: "هل ستساعد هذه الميزة فريقي على إكمال مهمة عادية بجهد أقل أو أخطاء أقل؟" إذا كانت الإجابة غير واضحة، فقد لا تستحق الميزة الأولوية. 4. اختبر التكنولوجيا مع مجموعة صغيرة يمكن لتجربة قصيرة أن تكشف عن المشكلات التي لن تظهرها صفحة المنتج. أختار مجموعة صغيرة من المستخدمين وأعطيهم العمل العادي لإكماله. أراقب المدة التي تستغرقها كل مهمة، ومكان ظهور الأسئلة، وما إذا كانت الأداة تناسب العادات الحالية. غالبًا ما تختلف التعليقات الواردة من الأشخاص الذين يستخدمون النظام يوميًا عن التعليقات التي تم جمعها في الاجتماع. قد يتضمن الاختبار العملي ما يلي: - إنشاء سجل عميل - البحث عن ملف قديم - تحديث منتج أو خدمة - إنتاج تقرير أساسي - استرداد عنصر محذوف - إضافة مستخدم أو إزالته يجب أن يستخدم الإصدار التجريبي بيانات نموذجية عندما يتعلق الأمر بمعلومات حساسة. 5. خطط للتغيير من أجل الأشخاص تساعد التكنولوجيا فقط عندما يتمكن الأشخاص من استخدامها بثقة. أقوم بإنشاء تعليمات قصيرة بناءً على مهام حقيقية. قد يكون الدليل الذي مدته خمس دقائق حول "كيفية تحديث سجل العميل" أكثر فائدة من مستند طويل يغطي كل وظيفة. كما أنني أمنح الموظفين مكانًا للإبلاغ عن المشكلات دون الشعور باللوم. يمكن أن يشمل التدريب ما يلي: - عرض توضيحي مباشر - دليل مكتوب قصير - تدريب باستخدام نماذج السجلات - قائمة بالإصلاحات الشائعة - شخص مسمى للحصول على الدعم قد يحتاج بعض الموظفين إلى وقت أطول من غيرهم. هذا طبيعي. يمكن أن يؤدي الطرح البطيء إلى منع الأخطاء المتكررة وتقليل الإحباط. 6. حماية الوصول وبيانات الأعمال لا يزال النظام الأكثر ذكاءً بحاجة إلى إدارة دقيقة. قمت بتعيين مستويات وصول مختلفة لأدوار مختلفة. قد لا يحتاج الموظف الذي يتولى المواعيد إلى الوصول إلى إعدادات الدفع. قد يحتاج المدير إلى تقارير ولكن ليس كل ملاحظة للعميل. أتحقق أيضًا من: - قواعد كلمة المرور - خيارات تسجيل الدخول المكونة من خطوتين - جداول النسخ الاحتياطي للبيانات - سجلات الأنشطة - أمان الجهاز - خيارات تصدير البيانات - إجراءات إزالة الحساب تساعد عمليات التحقق هذه الشركة في الحفاظ على التحكم في معلوماتها عند تغيير الموظفين أو عندما تنتقل الشركة إلى خدمة أخرى. 7. قم بقياس النتيجة بأرقام بسيطة: تحتاج الترقية إلى طريقة لإظهار ما إذا كانت مفيدة أم لا. اخترت بعض التدابير قبل الطرح. وقد يشمل ذلك الوقت المستغرق في مهمة عادية، أو عدد أخطاء البيانات، أو وقت الاستجابة لطلبات العملاء، أو عدد الأدوات المستخدمة لعملية واحدة. قد تقوم شركة الخدمات الصغيرة بتتبع المدة التي يستغرقها تحويل استفسار جديد إلى موعد محدد. قد يُظهر الوقت الأقل أن النظام الجديد أسهل في الإدارة. إذا لم يتغير الرقم، فيمكن للشركة مراجعة العملية بدلاً من افتراض فشل البرنامج. التكلفة تحتاج أيضًا إلى الاهتمام. أقوم بتضمين رسوم الاشتراك وأعمال الإعداد ووقت التدريب والدعم والأجهزة ورسوم نقل البيانات المحتملة. التكنولوجيا الأكثر ذكاءً لا تعني دائمًا شراء أحدث المنتجات. يمكن أن يعني ذلك ربط الأدوات التي تمتلكها الشركة بالفعل، أو إزالة العمل اليدوي المتكرر، أو منح الموظفين وصولاً أكثر وضوحًا إلى المعلومات التي يحتاجون إليها. أبدأ بمشكلة واحدة واضحة، وأختبر الحل المناسب، وأستمع إلى الأشخاص الذين يستخدمونها كل يوم. هذا النهج يجعل عملية الترقية أسهل في الإدارة ويمنح الشركة فرصة أفضل لرؤية نتائج مفيدة.

تريد العديد من الفرق نتائج أفضل، لكن أدواتهم اليومية غالبًا ما تخلق عملاً أكثر من القيمة. البيانات موجودة في أنظمة منفصلة. تستغرق التقارير ساعات للتحضير. تنتقل الأخطاء الصغيرة من مهمة إلى أخرى، ويقضي الأشخاص وقتًا أقل في حل مشكلات العملاء. لقد رأيت هذا النمط في التسويق والمبيعات والعمليات وخدمة العملاء. المشكلة ليست دائمًا قلة الجهد. في كثير من الأحيان، لا تتناسب الأدوات مع طريقة عمل الفريق. يجب أن تساعد الأدوات الجاهزة للمستقبل الأشخاص على اتخاذ قرارات أفضل، وتقليل العمل المتكرر، والتكيف مع تغير احتياجات العمل. الهدف ليس جمع المزيد من البرامج. الهدف هو بناء نظام عمل يدعم الإجراءات الواضحة. ## ابدأ بالعمل، وليس بالبرنامج، أبدأ بالنظر إلى المهام التي تبطئ أداء الفريق. اسأل: - ما هي المهام التي تتكرر كل يوم؟ - أين يقوم الأشخاص بنسخ البيانات من نظام إلى آخر؟ - ما هي التقارير التي يصعب الوثوق بها؟ - أين ينتظر العملاء الرد؟ - ما هي الخطوات التي تعتمد على ذاكرة شخص واحد؟ قد تكتشف شركة لوجستية صغيرة أن فريق المبيعات لديها يقضي ساعتين كل أسبوع في تحديث سجلات الطلبات يدويًا. قد تجد شركة الخدمة أن أسئلة العملاء يتم تخزينها عبر البريد الإلكتروني والدردشة والملاحظات الشخصية. توفر هذه المشكلات نقطة بداية أفضل من القائمة الطويلة من ميزات البرنامج. ## اختر الأدوات التي تربط المعلومات: يجب أن تعمل الأداة المفيدة مع الأنظمة التي يستخدمها الفريق بالفعل. على سبيل المثال، يمكن لمنصة المبيعات ربط سجلات العملاء ونشاط البريد الإلكتروني ومهام المتابعة. يمكن لأداة المشروع جلب المواعيد النهائية والملفات وتحديثات الفريق في مساحة مشتركة واحدة. يمكن لنظام التقارير سحب البيانات من عدة مصادر وإظهار نفس الأرقام للجميع. وهذا يقلل من الإدخال المتكرر ويقلل من فرصة المعلومات غير المتطابقة. قبل اختيار الأداة، أتحقق مما يلي: - هل تتصل بالأنظمة الحالية؟ - هل يمكن تصدير البيانات بتنسيق مشترك؟ - هل يمكن للفرق المختلفة استخدام نفس المعلومات؟ - هل من السهل إدارة عناصر التحكم في الوصول؟ - هل يستطيع النظام دعم التغيرات المستقبلية؟ الأداة التي تعمل بمفردها قد تحل مشكلة أثناء إنشاء مشكلة أخرى. من الأسهل إدارة الأدوات المتصلة عندما تنمو الأعمال. ## اجعل البيانات سهلة الفهم. المزيد من البيانات لا يؤدي دائمًا إلى قرارات أفضل. تحتاج الفرق إلى بيانات مفيدة مقدمة بطريقة واضحة. أفضل لوحات المعلومات التي تعرض عددًا صغيرًا من التدابير العملية، مثل: - العملاء المتوقعون الجدد حسب المصدر - وقت الاستجابة - طلبات الدعم المفتوحة - تقدم المشروع - عمليات الشراء المتكررة - التكلفة لكل مهمة مكتملة يجب أن تساعد لوحة المعلومات شخصًا ما في تحديد ما يجب فعله بعد ذلك. إذا كان المستخدمون بحاجة إلى شرح طويل قبل أن يفهموا الأرقام، فإن التخطيط يحتاج إلى العمل. على سبيل المثال، قد يقوم فريق البيع بالتجزئة بتتبع زيارات موقع الويب ومشاهدات المنتج والطلبات المكتملة. عندما تظهر هذه الأرقام معًا، يمكن للفريق معرفة أين يتوقف العملاء عن التحرك خلال عملية الشراء. يمكن أن يوجه هذا العرض التغييرات إلى صفحات المنتج أو رسائل الدعم أو تفاصيل التسليم. ## استخدم الأتمتة مع المراجعة البشرية يمكن للأتمتة التعامل مع المهام المتكررة، ولكن لا ينبغي لها أن تزيل الحكم المفيد. أستخدم الأتمتة لإجراءات مثل: - إرسال تذكير بالمهمة - تعيين طلب دعم - تحديث السجل بعد إرسال النموذج - إنشاء تقرير في وقت محدد - إخطار المدير عندما تظل الحالة مفتوحة يجب على الشخص مراجعة الإجراءات التي تؤثر على ثقة العملاء أو قرارات الدفع أو البيانات الحساسة أو الاتصال العام. قد تقوم وكالة صغيرة بأتمتة إشعارات العملاء المحتملين وتذكيرات الاجتماعات. لا يزال الفريق يقوم بمراجعة كل عميل متوقع قبل إرسال رد شخصي. وهذا يحافظ على كفاءة العملية دون جعل كل رسالة تبدو كما هي. ## اختبار قبل الطرح الكامل قد تبدو الأداة الجديدة مفيدة أثناء العرض التوضيحي للمبيعات. قد يكشف العمل اليومي عن صورة مختلفة. أوصي باختبار عملية واحدة مع مجموعة صغيرة. حدد مهمة تتكرر كثيرًا ولها نتيجة واضحة. قياس العملية قبل وبعد الاختبار. تشمل التدابير المفيدة ما يلي: - الوقت المستغرق في المهمة - عدد الخطوات اليدوية - معدل الخطأ - سرعة الاستجابة - أسئلة المستخدم - تعليقات العملاء إذا أمضى الفريق 30 دقيقة في إعداد تقرير أسبوعي، فيمكن أن يُظهر الاختبار ما إذا كانت العملية الجديدة تقلل من هذا الجهد. إذا انخفض الوقت ولكن أصبح من الصعب التحقق من الأرقام، فإن الإعداد يحتاج إلى تعديل. كما يمنح الاختبار القصير الموظفين مساحة لمشاركة مخاوفهم قبل أن تتبنى الشركة بأكملها النظام. ## تدريب الأشخاص على المهام الحقيقية يتعلم الأشخاص الأدوات بشكل أسرع عندما يعكس التدريب عملهم اليومي. بدلاً من عرض كل ميزة، أقوم ببناء دروس بسيطة حول المواقف الشائعة: - يقدم العميل طلبًا - يضيف مندوب المبيعات جهة اتصال جديدة - يقوم المدير بفحص الأداء الأسبوعي - يقوم أحد أعضاء الفريق بتحديث حالة المشروع - يتعامل الموظف مع دفعة فاشلة أو الموعد النهائي الفائت تساعد الأدلة القصيرة وعينات السجلات والملكية الواضحة الأشخاص على استخدام الأداة بتردد أقل. يجب أن يشرح التدريب أيضًا ما لا تستطيع الأداة فعله. وهذا يمنع الفرق من التعامل مع النتائج الآلية كحقائق مؤكدة دون مراجعة. ## حماية الوصول والبيانات يحتاج النظام الجاهز للمستقبل إلى ضوابط معقولة للبيانات. يجب أن يتمتع كل شخص بإمكانية الوصول إلى المعلومات المطلوبة لدوره. تخلق كلمات المرور المشتركة مخاطر يمكن تجنبها. يجب إزالة الحسابات القديمة عندما يغادر شخص ما الشركة. لا ينبغي نسخ المعلومات الحساسة إلى أدوات غير معتمدة. أتحقق أيضًا مما إذا كان الموفر يشرح ما يلي: - مكان تخزين البيانات - كيفية حماية الحسابات - كيفية عمل النسخ الاحتياطية - كيف يمكن إزالة البيانات - ما هو الدعم المتوفر بعد حدوث مشكلة؟ قد تبدو هذه الأسئلة أقل إثارة من قائمة الميزات، ولكنها تؤثر على العمليات اليومية وثقة العملاء. ## قم بمراجعة النظام مع تغير العمل: يمكن للأداة أن تناسب فريقًا اليوم وتصبح غير مناسبة لاحقًا. تغير المنتجات والأسواق والموظفين وتوقعات العملاء الجديدة طريقة إنجاز العمل. أقوم بتعيين نقطة مراجعة منتظمة وأسأل: - ما هي الميزات التي يستخدمها الأشخاص؟ - ما هي المهام التي لا تزال تتطلب العمل اليدوي؟ - هل تحسنت جودة البيانات؟ - هل تستخدم الفرق نفس العملية؟ - هل التكلفة تتناسب مع القيمة المستلمة؟ - ما هي الاحتياجات الجديدة التي ظهرت؟ لا تعني هذه المراجعة استبدال الأدوات كل بضعة أشهر. وهذا يعني التحقق مما إذا كان الإعداد الحالي لا يزال يدعم العمل. عادةً ما تأتي النتائج الأفضل من عملية واضحة ومعلومات متصلة واختبارات دقيقة وأشخاص يفهمون كيفية استخدام النظام. أفضل أداة ليست هي التي تحتوي على قائمة الميزات الأطول. إنه الذي يساعد الفريق على إكمال العمل المهم مع احتكاك أقل وحكم أفضل. عندما أقوم بتقييم منصة جديدة، أركز على سؤال واحد: هل يمكن لهذه الأداة أن تجعل إدارة مهمة مفيدة أسهل دون جعل فهم العمل أكثر صعوبة؟ غالبًا ما تقول هذه الإجابة أكثر من مجرد كتيب المنتج.

تختار العديد من الشركات التكنولوجيا من خلال النظر إلى الميزات أو التصميم أو سعر الشراء المنخفض. اعتدت أن أرتكب نفس الخطأ. يمكن أن تبدو الأداة مثيرة للإعجاب أثناء العرض التوضيحي وتستمر في إنشاء عمل إضافي للأشخاص الذين يستخدمونها كل يوم. والسؤال الأفضل بسيط: ما هي المشكلة التي ستحلها هذه التكنولوجيا، وكيف سأعرف أنها تعمل؟ عندما أقارن البرامج أو المعدات أو الخدمات الرقمية، فإنني أركز على الاستخدام اليومي ونتائج الأعمال والدعم والتكلفة الإجمالية. يساعدني هذا في تجنب الأدوات التي تبدو جيدة ولكنها تفشل في تقديم نتائج مفيدة. ## ابدأ بالمشكلة أبدأ بكتابة المشكلة بلغة واضحة. قد يفقد فريق المبيعات تفاصيل العميل عبر رسائل البريد الإلكتروني وجداول البيانات. قد لا يعرف المستودع مستوى المخزون الدقيق. قد تقضي شركة الخدمة ساعات في ترتيب المواعيد عبر الهاتف. قد يواجه فريق التسويق صعوبة في معرفة الحملات التي تجلب عملاء محتملين مؤهلين. كل مشكلة تحتاج إلى حل مختلف. قد تساعد منصة علاقات العملاء فريق المبيعات. قد يناسب برنامج الجرد المستودع. قد يؤدي نظام المواعيد إلى تقليل الجدولة اليدوية. إذا بدأت باسم منتج، فقد أختار أداة تحل المشكلة الخاطئة. إذا بدأت بالصعوبة اليومية، فيمكنني مقارنة الخيارات بعناية أكبر. يتضمن بيان المشكلة المفيد ما يلي: - ماذا يحدث الآن؟ - من يتأثر؟ - كم من الوقت أو المال تستهلك المشكلة؟ - ما هي النتيجة من شأنها أن تظهر التقدم؟ - ما هي الحدود التي يجب أن يحترمها الحل؟ على سبيل المثال: "يقضي فريقنا حوالي 12 ساعة كل أسبوع في فحص المخزون عبر ثلاثة جداول بيانات. نحتاج إلى عرض مشترك واحد يمكن تحديثه بواسطة موظفي المستودع ومراجعته بواسطة فريق المبيعات." هذا البيان يعطيني نقطة واضحة للمقارنة. ## قم بتعيين القياسات قبل اختيار الأداة، يجب أن تتصل التكنولوجيا بنتيجة يمكن التحقق منها. قد أتتبع: - الوقت المستغرق في المهام اليدوية - وقت الاستجابة لطلبات العملاء - أخطاء الطلب - فروق المخزون - اعتماد الموظفين - رضا العملاء - تكلفة التشغيل الشهرية قد تستخدم شركة بيع بالتجزئة صغيرة في المملكة المتحدة برنامج المخزون لتقليل فحص المخزون من ساعتين كل صباح إلى 30 دقيقة. إن تقييم هذه النتيجة أسهل من تقييم ادعاء عام مثل "كفاءة أفضل". وينبغي أن يظل الهدف واقعيا. لا يمكن للنظام الجديد أن يعالج بمفرده تعليمات العمل غير الواضحة، أو البيانات الضعيفة، أو نقص تدريب الموظفين. ## التحقق من مدى ملاءمة التكنولوجيا للعمل اليومي يمكن أن يحتوي المنتج على العديد من الوظائف التي لا يستخدمها أحد. أهتم أكثر بالمهام التي يجب على الأشخاص إكمالها كل يوم. أسأل: - كم عدد الخطوات التي تتطلبها المهمة المشتركة؟ - هل يمكن للموظفين تعلم الوظائف الرئيسية دون دورات تدريبية طويلة؟ - هل يعمل النظام على الأجهزة المستخدمة بالفعل من قبل الفريق؟ - هل يمكن للمستخدمين الوصول إلى المعلومات التي يحتاجونها دون سؤال المسؤول؟ - هل تتصل المنصة بالأدوات الحالية؟ - ماذا يحدث عندما يكون الاتصال بالإنترنت ضعيفًا؟ كما أطلب من الموظفين اختبار النظام بأمثلة عمل عادية. قد يحب المدير لوحة المعلومات، بينما قد يجد الموظف أن عملية الطلب بطيئة. كلا الرأيين مهمان. غالبًا ما تكشف تجربة قصيرة مع مستخدمين حقيقيين عن أكثر من مجرد عرض تقديمي للمبيعات. ## مراجعة التكلفة الإجمالية سعر الشراء هو جزء واحد فقط من التكلفة. أقوم بحساب: - رسوم الإعداد - الرسوم الشهرية أو السنوية - تراخيص المستخدم - ترحيل البيانات - التدريب - الصيانة - أعمال التكامل - تغييرات الأجهزة - وقت التوقف عن العمل أثناء التبديل - تكاليف الخروج أو الإلغاء قد تتطلب الأداة منخفضة التكلفة عملاً يدويًا إضافيًا. قد يؤدي الخيار الأعلى سعرًا إلى تقليل المهام المتكررة، لكنني ما زلت بحاجة إلى أدلة قبل اتخاذ هذا القرار. على سبيل المثال، قد تقوم وكالة مكونة من عشرة أشخاص بمقارنة منصتين لإدارة المشروع. تكلف منصة واحدة أقل كل شهر ولكنها تتطلب تتبعًا منفصلاً للوقت وفحص الفواتير. والآخر يكلف أكثر ولكنه يربط تلك المهام في سير عمل واحد. يمكن للوكالة مقارنة التكلفة المضافة مع الساعات المحفوظة كل شهر. الاختيار الصحيح يعتمد على العمل الفعلي وليس السعر الموضح في الصفحة الأولى. ## حماية البيانات والوصول إليها أتحقق من كيفية قيام الموفر بتخزين بيانات العمل واستخدامها وحمايتها. الأسئلة التي أطرحها تشمل: - من يملك البيانات؟ - أين يتم تخزين البيانات؟ - هل يمكن للشركة تصدير معلوماتها؟ - كيف تتم إدارة أذونات المستخدم؟ - هل المصادقة متعددة العوامل متاحة؟ - ما هي السجلات التي تظهر نشاط النظام؟ - كم مرة يتم النسخ الاحتياطي للبيانات؟ - ما هو الدعم المتوفر بعد وقوع حادث أمني؟ أتجنب منح كل موظف نفس مستوى الوصول. قد يحتاج مندوب المبيعات إلى تفاصيل الاتصال بالعملاء، بينما قد يحتاج المقاول إلى الوصول إلى مشروع واحد فقط. تعمل إعدادات الأذونات الواضحة على تقليل فرصة حدوث تغييرات غير مقصودة ومساعدة الشركة على إدارة المعلومات الحساسة بمزيد من العناية. ## اختبار الدعم قبل ظهور المشكلة تصبح جودة الدعم مرئية عندما يحدث خطأ ما. أحاول التعرف على ذلك قبل التوقيع على الاتفاقية. أبحث عن: - ساعات الدعم - طرق الاتصال - أوقات الاستجابة المتوقعة - مقالات المساعدة - موارد التدريب - تحديثات حالة الخدمة - عملية الإبلاغ عن المشكلات الفنية كما أقرأ تعليقات العملاء بعناية. أبحث عن التعليقات المتكررة حول الدعم البطيء أو ضعف التحكم في الفواتير أو التحديثات المربكة أو البيانات المفقودة. مراجعة سلبية واحدة قد لا تحكي القصة بأكملها. النمط المتكرر يستحق الاهتمام. يجب على المورد أن يشرح ما يمكن لفريق الدعم الخاص به التعامل معه وما قد يتطلب مستشارًا خارجيًا. ## خطط للتغيير بخطوات صغيرة. قد يؤدي التبديل الكامل إلى حدوث ارتباك. أنا أفضل الطرح على مراحل. قد تبدو الخطة العملية كما يلي: 1. اختر فريقًا أو عملية واحدة للتجربة. 2. قم بتنظيف البيانات قبل نقلها. 3. قم بتعيين أذونات المستخدم. 4. تدريب مجموعة صغيرة من الموظفين. 5. قم بتشغيل العمليات القديمة والجديدة معًا لفترة قصيرة. 6. تسجيل الأخطاء وملاحظات المستخدمين. 7. اضبط الإعداد. 8. قم بتوسيع النظام عندما ينتج الطيار نتائج مستقرة. تمنح هذه الطريقة الشركة مجالًا للتعلم. كما أنه يحد من التأثير إذا كان الإعداد المختار يحتاج إلى تغييرات. قد تختبر شركة توصيل إقليمية برنامجًا جديدًا لتخطيط الطريق مع خمسة سائقين قبل استخدامه عبر الأسطول بأكمله. يمكن للفريق مقارنة المسارات المخططة مع وقت السفر الفعلي وفترات التسليم الفائتة وتعليقات السائق. ## استمع إلى الأشخاص الذين يستخدمونها. غالبًا ما يعرف الموظفون أين تتعطل العملية. يمكن لملاحظاتهم أن تمنع حدوث عدم تطابق باهظ الثمن. أسأل المستخدمين: - ما هي المهمة التي تستغرق وقتًا طويلاً؟ - ما هي المعلومات التي يصعب العثور عليها؟ - ما الذي يسبب الأخطاء المتكررة؟ - ما هي الميزة التي من شأنها توفير الوقت؟ - ما الذي قد يمنعك من استخدام النظام؟ قد تؤدي إجاباتهم إلى عملية شراء أصغر وأكثر ملاءمة. في بعض الأحيان لا تكمن المشكلة في نقص البرامج. قد تكون عملية مفقودة، أو مسؤولية غير واضحة، أو ضعف جودة البيانات. تعمل التكنولوجيا بشكل أفضل عندما تدعم طريقة واضحة للعمل. ## مراجعة النتائج بعد الإطلاق. لا ينتهي العمل عندما يبدأ تشغيل النظام. أقوم بمراجعة الإجراءات المتفق عليها بعد 30 و60 و90 يومًا. أقارن: - العملية الأصلية بالعملية الجديدة - التكاليف المتوقعة مع التكاليف الفعلية - استخدام الموظفين مع الاستخدام المخطط - الأخطاء قبل التغيير وبعده - استجابة العميل قبل التغيير وبعده إذا كانت النتائج ضعيفة أبحث عن السبب. قد يحتاج النظام إلى تدريب أفضل. قد تكون البيانات غير كاملة. ربما كان الهدف واسعًا جدًا. المنتج نفسه قد لا يناسب العمل. تخلق المراجعة فرصة لتصحيح الإعداد قبل إنفاق المزيد من الوقت والمال. التكنولوجيا التي اخترتها يجب أن تجعل إدارة العمل أسهل، وليس مجرد إضافة حساب آخر أو شاشة أو فاتورة شهرية. أبحث عن مشكلة واضحة، وتقدم قابل للقياس، وتكاليف معقولة، ومعالجة آمنة للبيانات، ودعم مفيد، وعملية يمكن للأشخاص اتباعها. توفر الأداة قيمة عندما يتمكن الموظفون من استخدامها، ويشعر العملاء بالفائدة، وتتمكن الشركة من رؤية تحسن عملي في عملها اليومي. نرحب باستفساراتكم: mr.huang@foyotrobotclaw.com/WhatsApp +8613600570999.

1. فيليب كوتلر وكيفن لين كيلر - 2016 - إدارة التسويق 2. مايكل إي بورتر - 1985 - إنشاء الميزة التنافسية والحفاظ على الأداء المتفوق 3. توماس إتش دافنبورت وجين جي هاريس - 2007 - التنافس على التحليلات العلم الجديد للفوز 4. إريك برينجولفسون وأندرو مكافي - 2014 - تقدم العمل في عصر الآلة الثاني الازدهار في زمن التقنيات الرائعة 5. المعهد الوطني للمعايير والتكنولوجيا - 2018 - إطار عمل لتحسين الأمن السيبراني للبنية التحتية الحيوية 6. بيتر إف دراكر - 2007 - تحديات الإدارة في القرن الحادي والعشرين